Presis

De beste manier om een probleem op te lossen is zorgen dat het niet ontstaat. Inmiddels mailen wij bij Presis intern nauwelijks meer. Iedereen binnen Presis vindt e-mail een achterhaald medium. Tijdrovend, traag en niet effectief. Tot voor kort was ik zeker twee uur per dag bezig met het verwerken van mijn e-mail. De meeste interne e-mails bestaan uit vragen of het feit dat iemand een collega van iets op de hoogte wil brengen. Zelden staat er echt waardevolle informatie in.

De keuze van je communicatiemiddel

Toen ik nog manager bij een groot IT bedrijf was, stond ik regelmatig in de cc van een e-mail. Als bewijslast denk ik dan. Wat een energie gaat er met deze interne bedrijfstrijd verloren. Terug naar het onderwerp. Soms heb je een kleine vraag waar je eigenlijk direct antwoord op zou willen hebben, maar die betreffende persoon bevindt zich niet in dezelfde kamer. Wij chatten dan. Je kan zien of iemand online is en de eenvoudige vraag is zo beantwoord. Als het niet in een paar regels gaat dan bellen wij. Dit werkt erg snel en effectief. Dat kost geld. Maar dat verdiendt zich snel terug door de uren die een werknemer niet bezig hoeft te zijn met het beantwoorden van e-mails.

Digitaal koffiepraat

Als de collega's onderling weten wat ze aan het doen zijn, vergroot dat het onderling begrip en vertrouwen. Dus iedereen zegt waar die mee bezig is of welke algemene vraag een persoon heeft. Koffiepraat dus. Misschien had je het al geraden, wij gebruiken Twitter intern als communicatiemiddel. Als ik een dag ben weggeweest kijk ik bij terugkomst op de interne Twitter wat iedereen gedaan heeft. Een nieuwe site opgeleverd, welke klant heeft gebeld of de mededeling dat morgen iemand iets later begint. Met twee minuten ben ik op de hoogte van alles. Als iemand wil weten wat ik de hele dag doe, dan kan die mij elektronisch volgen.

Maak informatie doorzoekbaar

Om samen te werken is het noodzakelijk dat er zaken op schrift vastgelegd worden. Van een procedure, notulen tot een project document. Wij gebruiken binnen Presis geen Word. Losse elektronische documenten is een decentralisatie van informatie, slecht doorzoekbaar, het is achter rechtengroepen te verbergen waardoor degene die er wel toegang toe heeft macht verkrijgt en dus samenwerking in de weg staat. Daarnaast is het slecht te organiseren: "moet ik dit projectdocument nu in de map 'projecten' of in de map 'klant' opbergen?" En tenslotte wordt iedere keer het wiel opnieuw uitgevonden. Iedere keer wordt bijvoorbeeld opnieuw een procedure verzonnen omdat je niet slim kunt 'jatten' van een andere procedure. Hoe wij dat hebben opgelost? Wij gebruiken intern een Wiki. Dat is een soort kopie van Wikipedia, maar dan met 'artikelen' die betrekking hebben op (interne) projecten. Ieder onderwerp heeft een eigen pagina en je kunt probleemloos pagina's naar elkaar verwijzen. Zo vervalt de noodzaak om hetzelfde nog een keer te beschrijven. Iedere pagina is van één of meerdere labels te voorzien. Hiermee zijn meerdere zoekingangen naar dezelfde informatie gecreëerd.

E-mail wordt een attentie systeem

Indien iemand een pagina aanpast en jij zou dat willen weten dan kun je hiervan op de hoogte gesteld worden. Hoe? Via e-mail ja. Want dat is de toekomst van e-mail. Het wordt een attentie systeem. In de toekomst gaat er geen informatie meer over de e-mail maar het wordt een automatisch actie systeem. Uiteindelijk is een combinatie tussen Twitter, e-mail en RSS niet ondenkbaar. RSS? Dat is een systeem dat al jaren bestaat, en een gebruiker via zijn webbrowser op de hoogte brengt van updates op een website.

Outlook de deur uit

Zo gebruiken we binnen Presis ook geen Microsoft Exchange/Outlook meer. Outlook is in de afgelopen 10 jaar niet fundamenteel veranderd in e-mail afhandeling. Gmail, het antwoord van Google op Exchange, daarentegen heeft wel opnieuw nagedacht over het concept e-mail. Je kunt filteren, labelen en conversaties worden een stuk slimmer weergegeven. Daarbij komt nog eens dat Gmail supersnel en platform onafhankelijk is. Dat wil zeggen, het draait ook op andere besturingssystemen dan Windows. Als wij binnen Presis met een combinatie van Linux, Apple, ChromeOS en Windows willen werken omdat dat nu eenmaal voor het soort werk en de persoon de beste individuele keuze is, dan kan dat dus.

Wat heb je nodig om je werk te doen?

De offerte-documenten, spreadsheets en presentaties maken wij in Google Docs. Daarmee hebben we Office ook niet meer nodig. Wij delen onderling wat nodig is en niet wat iemand vindt dat een ander nodig heeft. Wij hebben onszelf de vraag gesteld: 'Wat hebben wij nodig om ons werk te kunnen doen?" En het antwoord is bovenstaande. Deze ommekeer in denken heeft ons andere antwoorden gegeven dan verkopers die aan productverkoop doen.

Indien u hulp of advies over het bovenstaande zou willen, of een weboplossing zou willen hebben die u in staat stelt uw werk beter te doen, bel ons. Het enige wat wij willen weten is wat u nodig heeft om uw werk te kunnen doen.